一、會(huì)前準(zhǔn)備
1.擬訂會(huì)議方案
會(huì)議方案是組織安排會(huì)議的關(guān)鍵。內(nèi)容包括:會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、內(nèi)容、議程、擬請(qǐng)出席領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報(bào)道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責(zé)分工等。方案報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后,要立即召集相關(guān)單位負(fù)責(zé)人召開協(xié)調(diào)會(huì),對(duì)各項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行分解。
2.起草、審核會(huì)議通知
會(huì)議通知內(nèi)容包括:會(huì)議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報(bào)到時(shí)間和地點(diǎn)、參會(huì)范圍、報(bào)名要求、其他有關(guān)事項(xiàng)等。在會(huì)議通知起草過(guò)程中要注意:表達(dá)準(zhǔn)確、條理清楚、言簡(jiǎn)意賅、一目了然。會(huì)議通知一般由會(huì)議的承辦單位負(fù)責(zé)起草,然后報(bào)有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核簽批。
3.下發(fā)會(huì)議通知
會(huì)議通知下發(fā)要及時(shí)、準(zhǔn)確。防止重發(fā)、錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)。如需召開緊急會(huì)議的,務(wù)必確保電話通知,其中要注意避免出現(xiàn)“明天”“后天”等字眼,必要時(shí)說(shuō)明“幾號(hào)”“星期幾”,防止產(chǎn)生歧義。
4.落實(shí)與會(huì)人員
按照會(huì)議通知要求的時(shí)間,對(duì)與會(huì)人員逐一落實(shí)并做好登記,必要的進(jìn)行電話核查、督促,統(tǒng)計(jì)匯總后列好請(qǐng)假人員名單,并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
5.協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)
根據(jù)會(huì)議性質(zhì)擬定領(lǐng)導(dǎo)出席安排,報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)同意后,逐一進(jìn)行電話通知。內(nèi)容包括:會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報(bào)送,確保及時(shí)送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。會(huì)前半小時(shí)要再對(duì)出席領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行提醒。
6.預(yù)訂會(huì)議室
會(huì)議時(shí)間確定之后,要立即與會(huì)議場(chǎng)所聯(lián)系溝通,預(yù)訂會(huì)議室,并安排做好先期準(zhǔn)備工作。
7.編印會(huì)議須知
大型會(huì)議需要編印會(huì)議須知,須知編排要求準(zhǔn)確、周密、合理、簡(jiǎn)潔。內(nèi)容包括:日程安排、與會(huì)人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時(shí)間、注意事項(xiàng)等。如有需要制作會(huì)議證件的,比如:出席證、列席證、工作證、車輛通行證等,要根據(jù)會(huì)議主題設(shè)計(jì)制作。
8.布置主席臺(tái)
主席臺(tái)的布置要從會(huì)議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、主席臺(tái)大小以及方便領(lǐng)導(dǎo)出入席等方面綜合考慮。一般中間坐職務(wù)較高的領(lǐng)導(dǎo)。
9.制作會(huì)標(biāo)
會(huì)標(biāo)體現(xiàn)會(huì)議的主題,會(huì)標(biāo)制作一定要準(zhǔn)確無(wú)誤,并注意把握會(huì)標(biāo)的長(zhǎng)度、字體與會(huì)場(chǎng)是否協(xié)調(diào)一致。
10.檢查音響和燈光
根據(jù)會(huì)議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置,并在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)、開會(huì)前檢查音響燈光是否可以正常使用。
11.編制座區(qū)圖,擺放座簽
根據(jù)統(tǒng)計(jì)整理后的與會(huì)人員名單,合理安排與會(huì)人員的會(huì)場(chǎng)座次。座區(qū)圖和座簽要反復(fù)進(jìn)行核對(duì),防止遺漏、重復(fù),防止出現(xiàn)錯(cuò)別字。
12.組織調(diào)度會(huì)議用車
大型會(huì)議活動(dòng),需要借用或租用車輛。要安排專人負(fù)責(zé)車輛的召集和調(diào)度,車輛較多時(shí)要編排乘車分組,并對(duì)車輛進(jìn)行編號(hào)。
13.安排新聞報(bào)道
需要新聞報(bào)道的會(huì)議,要提前通知有關(guān)新聞單位,并要求其將記者名單報(bào)值班室,再按名單通知到具體人。
14.安排會(huì)場(chǎng)警衛(wèi)和交通疏導(dǎo)
通知相關(guān)部門做好會(huì)場(chǎng)警衛(wèi)及交通疏導(dǎo)工作,防止會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會(huì)議,由于到會(huì)車輛較多,要安排交警在會(huì)場(chǎng)附近進(jìn)行交通疏導(dǎo)。
15.電力保障
會(huì)前與供電部門溝通聯(lián)系,安排保電任務(wù),同時(shí)安排會(huì)議場(chǎng)所進(jìn)行內(nèi)部檢修。會(huì)議過(guò)程中還需安排專人值班,以便應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。
16.簽到、分發(fā)會(huì)議材料
負(fù)責(zé)簽到的工作人員,要提前到達(dá)會(huì)場(chǎng),幫助與會(huì)人員領(lǐng)取會(huì)議證件、文件材料、辦理住會(huì)手續(xù)。會(huì)議材料可以在會(huì)前通知各單位派人領(lǐng)取,也可以在會(huì)場(chǎng)簽到處一并發(fā)放,或是提前放置到與會(huì)人員桌上。對(duì)擺放在主席臺(tái)上的材料,要從頭到尾檢查順序和頁(yè)碼,確保不出差錯(cuò)。
17.與音響師對(duì)接
準(zhǔn)備一套會(huì)議材料,包括會(huì)議的主持詞交音響師,以方便其把握議程安排與音響的調(diào)配。
18.會(huì)議值班
會(huì)議值班的作用是收集和發(fā)送有關(guān)會(huì)議的信息,協(xié)調(diào)處理會(huì)議期間各項(xiàng)工作和突發(fā)事件,落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)等。安排一人在會(huì)場(chǎng)內(nèi)、一人在會(huì)場(chǎng)外值班,及時(shí)溝通情況,確保聯(lián)絡(luò)暢通。值班人員要時(shí)時(shí)將會(huì)議的實(shí)際進(jìn)展情況與會(huì)議議程進(jìn)行對(duì)比,掌握會(huì)議進(jìn)程。
19.會(huì)場(chǎng)服務(wù)
提醒工作人員定時(shí)供應(yīng)茶水,巡回檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)的音響、燈光、室溫、通風(fēng)、屏蔽等情況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題迅速補(bǔ)救。遇到特殊情況需要向會(huì)議主持人匯報(bào)時(shí),要采取靈活的方式處理,減少對(duì)會(huì)議的影響。
20.維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序
會(huì)場(chǎng)秩序包括會(huì)場(chǎng)外秩序和會(huì)場(chǎng)內(nèi)秩序。會(huì)議召開時(shí),在會(huì)議室門口安排專人值班,防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng),禁止大聲喧嘩。發(fā)現(xiàn)會(huì)場(chǎng)內(nèi)不遵守紀(jì)律的行為,予以提醒和制止。會(huì)議開始后安排專人到會(huì)場(chǎng)清點(diǎn)人數(shù),對(duì)遲到、缺席者進(jìn)行登記。
三、會(huì)后總結(jié)
21.會(huì)議資料整理歸檔
會(huì)后將會(huì)議所有文件包括會(huì)議方案、通知、須知、簡(jiǎn)報(bào)、發(fā)言材料、領(lǐng)導(dǎo)講話等收集起來(lái),按順序裝訂成冊(cè),以備查看。如有錄音、錄像資料的需要盡快收集整理。根據(jù)保密原則,對(duì)需回收的會(huì)議材料要逐份清查回收。
22.召開分析總結(jié)會(huì)
分析總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),以便指導(dǎo)做好今后的會(huì)務(wù)工作。注意收集參會(huì)人員對(duì)會(huì)務(wù)工作的意見,虛心采納、整改提高。如需做出專門總結(jié)的,將總結(jié)連同其他會(huì)議文件,一并歸檔。
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